POLYDESK HR

Die zentrale Plattform für Mitarbeitende, Strukturen und den gesamten Employee Lifecycle

POLYDESK HR bündelt Personalstammdaten, Organisationsstruktur, Dokumente, Abwesenheiten, Zeitwirtschaft, Recruiting, Onboarding, payroll-nahe Informationen und Reporting in einer gemeinsamen HR-Oberfläche. Personalprozesse werden damit nicht isoliert verwaltet, sondern als strukturierter Bestandteil des operativen Gesamtunternehmens geführt.

Im Zentrum steht ein konsistenter Personaldatenbestand, auf dem der gesamte Employee Lifecycle aufbauen kann – von Eintritt und Vertragsdaten über Zeit- und Abwesenheitsprozesse bis zu Entwicklung, Nachfolge und Austritt. Dadurch entsteht eine verlässliche HR-Grundlage für Administration, Führung und bereichsübergreifende Auswertung.

Mitarbeitende & Organisation

Personaldaten, Rollen, Teams, Verträge und organisatorische Zuordnungen bleiben zentral, aktuell und nachvollziehbar gepflegt.

Zeit & Absenzen

Ferien, Abwesenheiten, Arbeitszeiten und zeitbezogene Prozesse werden strukturiert und teamübergreifend geführt.

Recruiting & Onboarding

Bewerber, Eintrittsprozesse, Checklisten, Dokumente und neue Mitarbeitende werden digital in die Organisation überführt.

Payroll & Entwicklung

Lohnrelevante Informationen, Ziele, Learning, Talent und Reporting bauen auf derselben Personalbasis auf.

Ein strukturierter HR-Bereich, der nicht neben dem Betrieb läuft, sondern Teil davon ist

POLYDESK HR konzentriert sich auf die personalseitige Steuerung des Unternehmens. Die Seite soll nicht nochmals die gesamte Suite erklären, sondern gezielt zeigen, wie Mitarbeitende, Rollen, Zeitdaten, Abwesenheiten, Dokumente und lifecycle-relevante Prozesse in einer gemeinsamen Struktur geführt werden – konsistent, standardisiert und fachlich belastbar.

Dadurch entsteht eine klare Rolle innerhalb der Suite: HR verwaltet nicht einfach Personalakten, sondern bildet die personelle Realität des Unternehmens digital ab. Diese strukturierten HR-Daten schaffen die Grundlage für Führung, Planung, payroll-nahe Verarbeitung und auswertbare Organisationsentwicklung.

Zentrale Vorteile

  • Einheitliche Verwaltung von Mitarbeitenden, Organisation, Rollen und Personaldokumenten
  • Digitale Abbildung von Recruiting, Onboarding und Offboarding in derselben Struktur
  • Zeitwirtschaft, Ferien und Abwesenheiten auf konsistentem Personaldatenbestand
  • Payroll-nahe Informationen sauber vorbereitet und nachvollziehbar geführt
  • Reporting, HR-Analytics und Führungsgrundlagen aus einer verlässlichen Datenbasis

Typische Einsatzfelder

  • HR-Abteilungen, Personaladministration und People Operations
  • Unternehmen mit mehreren Teams, Rollen, Standorten oder Hierarchien
  • Betriebe mit wiederkehrenden Eintritts-, Vertrags-, Abwesenheits- und Austrittsprozessen
  • Organisationen mit Bedarf an nachvollziehbarer Organisations- und Personalstruktur
  • Unternehmen mit Verbindung zu Planung, Zeiterfassung, Payroll und Reporting

Funktionen

Personal

  • Mitarbeiterstammdaten inkl. Bewilligung, Nationalität, Zivilstand, AHV-Nr.
  • Organisation, Stellen und Besetzung mit Hierarchie
  • Verträge (Monats- oder Stundenlohn, Pensum, Ferienanspruch)
  • Dokumente / Personalakte in separater, verschlüsselter Datenbank
  • Recruiting / Stellen (ATS) und Workflow-Automatik (Probezeit, Vertragsende, Jubiläum)

Zeit & Abwesenheit

  • Zeiterfassung mit Gleitzeit-Saldo (Ist vs. Soll)
  • ArG-konforme Pflichtpausen-Berechnung
  • Abwesenheiten (Ferien, Krankheit u. a.)
  • Abwesenheits-Anträge aus der Mitarbeiter-App mit Bewilligung / Ablehnung im HR
  • Mobile Zeiterfassung (Arbeitszeit und Auftragszeit)

Lohnlauf (vollständig CH-konform)

  • AHV / IV / EO, ALV, NBU mit Höchstlohn-Begrenzung und Alterslimiten
  • BVG aus Pensionskassen-Plan (koordinierter Lohn, Altersstaffel, AN/AG-Aufteilung)
  • Quellensteuer (ESTV-Tarifimport, Grenzgänger-Regeln, rückwirkende Aufrollung / Tarifkorrektur, satzbestimmendes Einkommen nach KS 45)
  • Familien-/Kinderzulagen kantonal (Engine mit Rang/Staffelung)
  • 13. Monatslohn (Pro-rata-Engine), Überstunden-Auszahlung, Spesen
  • Schweizer 3-Ebenen-Rundung (Abzüge auf Rappen, Auszahlung auf 5 Rappen)

Behörden-Dokumente & Auswertungen

  • Lohnabrechnung im Schweizer Standard-Layout (optional mit Firmenlogo)
  • Lohnausweis nach amtlichem Formular 11 (ESTV/SSK)
  • Quellensteuer-Abrechnung und -Meldung (PDF + CSV-Export)
  • Lohnkonto, Payroll-Register, Abzugsübersicht, Kostenstellen
  • Swissdec-Vorbereitung: Readiness-Check + strukturierte Lohnmeldung (ELM-vorbereitet)
  • Lohnbuchungs-Brücke direkt in die Finanzbuchhaltung

Technisch

  • Rollen-/Rechtetrennung, mehrsprachig (DE/FR/IT/EN), SQLCipher-DB-Verschlüsselung
  • Einfache automatisierte Benutzerprozesse

Sauber eingebunden in den betrieblichen Gesamtprozess

POLYDESK HR arbeitet nicht losgelöst von den übrigen Modulen, sondern als personelle Referenzschicht innerhalb der Suite. Teams, Funktionen, Mitarbeitendenstammdaten, Zeitinformationen und organisatorische Zuordnungen können dadurch in angrenzenden Prozessen konsistent weiterverwendet werden – etwa für Planung, Abwesenheitskoordination, Reporting oder payroll-nahe Verarbeitung.

Gerade in wachsenden Organisationen ist diese Durchgängigkeit entscheidend: Statt verteilter Einzellösungen entsteht eine einheitliche Sicht auf Mitarbeitende, Verantwortlichkeiten und lifecycle-relevante Veränderungen. Das reduziert Redundanzen, erhöht die Nachvollziehbarkeit und schafft eine tragfähige Grundlage für Führung und operative Steuerung.

POLYDESK HR als verlässliche Grundlage für moderne Personalprozesse

Von der ersten Bewerbung über Eintritt, Zeit- und Abwesenheitslogik bis zu Entwicklung, Reporting und Austritt bleibt der gesamte Personalprozess sauber strukturiert, transparent und professionell geführt.

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