POLYDESK OFFICE

Die administrative Zentrale für Aufträge, Stammdaten und Abrechnung

POLYDESK OFFICE bildet die kaufmännische und organisatorische Kernschicht der Suite. Kunden, Offerten, Aufträge, Rechnungen, QR-Rechnungen, Artikelstammdaten und Exportprozesse werden in einer konsistenten Oberfläche geführt – strukturiert, nachvollziehbar und bereit für die Weiterverarbeitung in Planung, Ausführung und Finanzlogik.

Im Zentrum steht ein gemeinsames Datenmodell statt isolierter Einzellisten. Stammdaten werden einmal sauber gepflegt, Importfunktionen für Adressen und Artikelstamm reduzieren Migrationsaufwand, und alle administrativen Vorgänge bleiben über den gesamten Prozess hinweg fachlich konsistent und belastbar.

Auftragslogik

Offerten, Aufträge, Rechnungen und QR-Rechnungen folgen einer durchgängigen administrativen Prozesskette ohne Medienbruch.

Stammdatenführung

Adressen, Artikel, Parameter und Grunddaten werden zentral gepflegt und in allen Folgeschritten konsistent weiterverwendet.

Import & Export

Importfunktionen für Adressen und Artikelstamm sowie sauber strukturierte Exporte sichern Anschlussfähigkeit und Datenqualität.

Systembasis

Office liefert die belastbare Datenbasis, auf der Planner, mobile Prozesse und weiterführende Finanzabläufe aufsetzen.

Ein belastbarer Datenfluss vom Backoffice in Planung, Ausführung und Abschluss

POLYDESK OFFICE fokussiert die administrative Steuerung des Systems: Stammdaten, Belege, Aufträge und abrechnungsrelevante Informationen werden in einer stabilen, fachlich klaren Struktur geführt. Damit entsteht nicht nur Übersicht im Tagesgeschäft, sondern eine belastbare Grundlage für Folgeprozesse, Auswertungen und finanzrelevante Weiterverarbeitung.

Die Produktseite soll genau diesen Kern sichtbar machen: Office ist nicht einfach ein Formularbereich, sondern die systemische Grundlage für saubere kaufmännische Abläufe. Wer Verlässlichkeit im Innendienst, konsistente Dokumentflüsse und eine präzise Datenbasis für nachgelagerte Module erwartet, arbeitet hier auf dem richtigen Fundament.

Zentrale Vorteile

  • Durchgängige Verwaltung von Offerten, Aufträgen, Rechnungen und QR-Rechnungen
  • Zentrale Stammdatenführung für Kunden, Adressen, Artikel und Parameter
  • Importfunktionen für Adressen und Artikelstamm zur sauberen Datenübernahme
  • Belastbare Datenbasis für Planner, mobile Verarbeitung und FiBu-Folgeprozesse
  • Sauber vorbereitete Exportstrukturen für Buchhaltung und weiterführende Systeme

Typische Einsatzfelder

  • Backoffice, Innendienst und administrative Leitstellen
  • Service-, Montage- und Einsatzorganisationen mit hohem Koordinationsbedarf
  • Betriebe mit Angebots-, Auftrags- und Abrechnungslogik in einem System
  • Unternehmen mit Bedarf an konsistenter Stammdaten- und Dokumentenführung
  • Organisationen mit Schnittstelle zwischen Administration, Disposition und FiBu

Funktionen

Stammdaten & Lager

  • Adressverwaltung (Kunden, Lieferanten, Interessenten) mit Kundennummern
  • Adressverwaltung import und export über CSV
  • Artikelstamm mit Verkaufs-/Einkaufspreisen und MwSt-Satz je Artikel
  • Lagerführung mit Bestand, Mindest-/Maximalbestand, automatischer Bestandsführung aus Aufträgen
  • Import und export von Artikel über frei definierbares CSV
  • Mehrwährungs-Preise (CHF / EUR / USD)

Belegfluss

  • Offerten → Aufträge → Rechnungen mit durchgängiger Übernahme
  • Positionen mit Menge, Rabatt, MwSt pro Satz (8.1 % / 2.6 % / 3.8 %)
  • Steuercodes: normal, Ausfuhr (Art. 23), Leistung im Ausland (Art. 8), ausgenommen (Art. 21)
  • Endbetrags-Rundung wählbar (Rappen / 5-Rappen / keine)
  • PDF-Generierung in zwei Layouts (klassisch / modern), automatisch in Kundensprache
  • Ausgehende E-Rechnung: Factur-X / ZUGFeRD (CII nach EN 16931) und eBill-/QR-Zahlungsdatensatz (XML)

Zahlung & Schweizer Standards

  • Swiss QR-Rechnung (SPS 2.0) inkl. QR-IBAN-Erkennung und QRR-Referenz
  • Zahlungseingänge mit Teilzahlung und Skonto, automatischer Status (offen/teilbezahlt/bezahlt)
  • CAMT-053/054-Import für den automatischen Zahlungsabgleich
  • Offene-Posten-Liste Debitoren mit Fälligkeitsspiegel (Aging)
  • Mehrstufiges Mahnwesen mit Mahngebühren und Verzugszins
  • Betreibungsbegehren als eSchKG-XML (Vorbereitung) aus überfälligen Rechnungen

Weiteres

  • Daten-Import mit Spalten-Mapping-Assistent
  • Mehrsprachig: Deutsch / Französisch / Italienisch / Englisch

POLYDESK OFFICE als fachlich saubere Basis für den gesamten Ablauf

Von der ersten Offerte über Stammdatenpflege und Auftragsabwicklung bis zur strukturierten Übergabe in Planung, mobile Verarbeitung und Abrechnung bleibt der administrative Prozess konsistent, belastbar und professionell kontrollierbar.

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